ワークフローシステムの基礎から導入効果と比較まで徹底解説 | メディア | クラウド型の宅配管理システムでお客様の経営課題の解消や業務効率アップ

「ワークフローシステムの導入で、本当に業務効率化やコスト削減が実現できるのか？」

そう感じている方は多いのではないでしょうか。実際、国内企業の約70%がワークフローシステムを活用し、申請から承認までの時間を平均56%短縮したという事例も報告されています。また、紙ベースのフローを電子化したことで、年間で数百万円規模のコスト削減に成功した企業も少なくありません。

一方で、「どのシステムを選べばいいのか分からない」「想定外の導入コストが発生しないか不安」「自社の業務に本当にフィットするのか？」と悩む経営層や担当者の声もよく耳にします。放置すると、非効率な運用で年間数十時間以上のムダが生じる恐れもあります。

本記事では、ワークフローシステムの全体構造や機能、技術動向、選び方のポイントまで解説します。最後までお読みいただくことで、自社に最適なワークフローシステムの選定・導入・運用の道筋が明確になります。

ワークフローシステムの基礎理解と全体構造

システムワークフローの基本概念と業務効率化への貢献

システムワークフローは、企業や組織内の業務手続きを自動化・効率化するための仕組みです。申請や承認、各種書類管理などのプロセスを一元管理し、手作業によるミスや遅延を減らす役割を担います。例えば、経費精算システムワークフローや稟議システムワークフローなど、業務領域ごとに最適なフローを構築可能です。

主なメリット

• 申請から承認までの時間短縮
• 情報共有の効率化
• 文書管理とデータ保管の信頼性向上
• 社内ルール遵守の徹底

これにより、部門横断的な業務の透明化や、ペーパーレス化推進にも直結します。さらに、人事・会計・購買など基幹システムとの連携も容易で、企業全体の生産性向上に寄与します。

読み方と作成ポイント

システムワークフロー図は、業務プロセスの流れを可視化するための図解です。主な図形には、開始・終了、処理、判断などがあり、それぞれ意味が明確に決まっています。

図形	意味	使用例
楕円形	開始・終了	フローのスタート・ゴール
四角形	処理	申請書作成・承認作業
ひし形	判断	承認可否の分岐
矢印	流れ	フローの順序

作成ポイント

• シンプルな構成で誤解を防ぐ
• 分岐やループを明確に表現
• 標準テンプレートや作成ツールの活用

ワークフロー図作成には、Excelや専用ツールを使うと効率的です。テンプレートを活用すれば、社内で統一したルールのもとでフローを設計できます。

業務プロセスとシステムワークフローの違い

業務プロセスは「業務の流れ」そのものを指し、システムワークフローはそのプロセスをデジタルで管理・自動化する仕組みです。業務フローは従来、紙や口頭で進行することも多く、進捗の見える化や履歴の保存が難しいという課題がありました。

一方、システムワークフローを導入することで、承認や申請の進捗がリアルタイムで把握可能になり、データの一元管理や自動通知機能も利用できます。これにより、ヒューマンエラーを削減し、業務全体の効率化が実現します。

違いを整理

• 業務プロセス：業務内容や手順の設計
• システムワークフロー：設計した業務をシステム上で自動化・管理

両者を連携させることで、企業の成長スピードと品質向上に大きく貢献します。

システムワークフローの主要機能と技術動向

申請・承認プロセス自動化の仕組み

システムワークフローは、企業内のさまざまな申請・承認業務を自動化し、業務効率を飛躍的に高めます。部門ごとの主な機能は下記の通りです。

部門	主なワークフロー機能
経理	経費精算システムワークフロー、会計ワークフロー、電子決裁など
総務	稟議システムワークフロー、文書管理システム、勤怠管理システム
人事	勤怠システムワークフロー、人事システムワークフロー、情報共有システム
営業・購買	販売管理システムワークフロー、購買システムワークフロー

ポイント

• 申請・承認の流れを可視化し、ペーパーレス化を実現
• 承認プロセスの自動通知・リマインダー機能で抜け漏れ防止
• システムワークフロー図を活用したフロー設計・改善が容易

各部門のシステム連携により、情報共有やデータ管理も統合され、社内全体で効率的な運用が可能になります。

AI・RPA統合による次世代ワークフロー

近年、AIやRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を組み合わせたワークフローシステムが増加しています。これにより手動作業の削減や自動化率が大幅に向上しています。

自動化技術	活用例	効果
AI（人工知能）	書類内容の自動分類、承認判定の自動提案	承認リードタイムを最大50%短縮、ヒューマンエラー低減
RPA	定型業務（請求書処理・データ転記）の自動化	年間数百時間の工数削減、人的コスト削減

事例

• AIで経費申請の不正検知が可能となり、ガバナンス強化や監査対応も効率化
• RPA導入により、営業部門の見積書作成作業を自動化し、月間40時間の業務削減を実現

今後は、AIによる業務プロセス最適化やノーコード開発によるカスタマイズ性向上など、さらなる進化が期待されます。

クラウド・ハイブリッド環境での運用メリット

システムワークフローの運用は、クラウドやハイブリッド環境の導入が主流となっています。これには以下のような技術的メリットがあります。

運用形態	特徴
クラウド型	初期投資を抑え、スピーディな導入が可能。自動アップデート対応
ハイブリッド型	既存システムと連携しやすく、自社要件に合わせた柔軟な運用が可能
オンプレミス型	自社内での厳格なセキュリティ管理やカスタマイズが可能

主なメリット

• 社外・在宅からの利用やスマートデバイス対応で業務の柔軟性が向上
• 多層防御やアクセス制御など、高度なセキュリティ対策
• API連携による基幹システムや他サービスとの拡張性

このように、最新のシステムワークフローはビジネス環境の変化や成長に合わせて進化し続けています。

システムワークフロー導入のメリット

業務効率化とコスト削減の具体例

システムワークフローを導入することで、従来の紙ベース業務が大幅に効率化されます。例えば、申請から承認までの流れが自動化されるため、手作業のミスや確認漏れが減少します。ペーパーレス化によって印刷や郵送コストが削減され、保管スペースも不要です。

企業の導入事例では、承認スピードが約50％短縮されたケースもあり、意思決定の迅速化が実現しています。さらに、同時に複数の申請を並行処理できるため、業務全体の生産性が向上し、社員一人あたりの作業負担が軽減されます。

効果	従来業務	システム導入後
承認にかかる日数	5日	2日
年間用紙コスト	約40万円	約5万円
処理ミス発生率	約8％	1％未満

内部統制強化とコンプライアンス対応

システムワークフローは、電子帳簿保存法への対応や、監査証跡の自動記録ができるため、内部統制の強化に直結します。申請や承認の履歴が全てデータ化され、不正な修正や改ざんを防止します。

また、アクセス権限の設定や、文書管理システムとの連携により、情報漏洩リスクも低減。決裁プロセスの透明化が実現することで、監査対応もスムーズに行えます。法規制への準拠が求められる業種では、こうしたシステム化が大きな安心材料となります。

部門別の導入効果事例

システムワークフローの導入効果は、部門ごとに異なるメリットが現れます。

人事部門

• 勤怠管理や休暇申請が自動化され、人的ミスや申請漏れが激減
• 人事システムとの連携でデータ一元管理が可能

経理部門

• 経費精算や会計処理が迅速化し、不正経費の抑止に直結
• 領収書や証憑の電子保存で監査対応も容易

購買・販売管理部門

• 購買申請から発注、納品までのプロセスが一気通貫で進行
• 各部門の情報共有がスムーズになり、伝達漏れや二重発注の防止

このように、システムワークフローは業務ごとの課題を解決し、全社的な生産性とガバナンス向上に寄与します。

製品選びのポイント・対応業務の比較など

ワークフローシステムの比較例・価格帯、対応業務タイプ、クラウド対応状況

ワークフローシステムの選定では、価格帯・対応業務・クラウド対応の違いを正確に把握することが重要です。特に「システム ワークフロー図」「文書管理」「経費精算」「稟議」「勤怠」「会計」など多様な業務ごとに最適な製品を比較することで、自社に合った導入が可能となります。下記の比較表でポイントを押さえてください。

製品の例	価格帯	対応業務	クラウド対応	主な特徴
A社ワークフロー	中	経費精算・稟議・勤怠	可能	モバイル対応・自動承認
B社システム	高	会計・販売管理	可能	API連携・高度なカスタマイズ
C社クラウド型	低	文書管理・情報共有	可能	無料トライアル・テンプレート豊富

活用のポイント

• 価格帯を比較して初期コスト・ランニングコストを明確に
• 対応業務タイプで自社の課題に合致したシステム選定を
• クラウド対応は柔軟な運用やテレワーク対応にも有効

このように表で整理することで、導入後のミスマッチやコスト増を防ぎやすくなります。

中小企業向けと大企業向けの選定ポイント

ワークフローシステムの要件は、企業規模によって大きく異なります。中小企業の場合、導入コストの抑制やシンプルな運用、業務の自動化に重点を置きます。一方で大企業は、複雑な承認フローや他の基幹システムとの連携、独自要件へのカスタマイズが求められます。

• 中小企業向けの主な要件

• シンプルな画面・操作性

• 低コスト、無料プランの有無

• 導入・設定の簡単さ

• 大企業向けの主な要件

• 多段階承認や部門ごとの細かな権限設定

• 基幹システム（会計・人事・販売管理）との連携

• 高度なカスタマイズやセキュリティ対策

選定のコツとして、必ず自社の業務フローや成長戦略に沿ったシステムをピックアップし、将来的な拡張性やサポート体制も確認しましょう。

実践的なシステムワークフロー導入ステップと運用ノウハウ

導入前の業務分析と要件定義のポイント

システムワークフロー導入を成功させるには、まず業務プロセスの現状把握が不可欠です。各部門の申請・承認フローや、文書管理、経費精算、勤怠管理、稟議処理などの現状を可視化し、課題を洗い出します。特にワークフロー図を活用することで、処理の滞留や重複作業などの問題点が浮き彫りになります。現場担当者へのヒアリングやアンケートも効果的です。次に、必要なシステム要件を整理します。たとえば「電子決裁の迅速化」や「基幹システムとの連携」「人事・会計データの自動運用」など、目的と優先度を明確にすることが重要です。

業務調査チェック項目	内容例
申請・承認フロー	承認ルートの複雑さ、手作業の有無
文書管理	紙・Excel管理の現状、検索性の課題
システム連携	他システムとのデータ受け渡し、手入力箇所の特定
利用部門の要望	必須機能、現場からの改善要望

システム選定から設計・構築・移行までの流れ

システムワークフローの選定では、自社に合った機能や拡張性、クラウド・オンプレミスの違い、無料トライアルの有無などを比較します。比較表を作成し、各製品の対応範囲やサポート内容を明確にすると選定がスムーズです。その後、要件定義に沿った設計を行い、各業務フローやフォーム、承認ルートをシステム上で設定します。基幹システムや会計システムとのデータ連携も重要なポイントです。構築後はテスト運用を実施し、実際の申請・承認プロセスが正しく動作するか検証します。移行段階では、既存データの整備や移行手順を計画的に進めることがトラブル防止につながります。

システム選定比較例	A社	B社
クラウド対応	○	○
基幹システム連携	○	×
サポート体制	24時間	平日9時～18時
無料トライアル	30日間	なし

運用定着化と継続的改善の施策

システムワークフロー導入後は、社内への定着化と継続的な改善が鍵を握ります。まず、全従業員向けにマニュアルや操作ガイドを配布し、部門ごとに研修会を実施します。FAQやオンラインサポートも整備して、利用者の不安を解消しましょう。運用状況は管理画面から申請・承認件数や滞留状況を定期的にモニタリングし、問題があれば即座に対応します。さらに、ユーザーアンケートや現場ヒアリングから追加要望を収集し、システムの機能改善やルール再設計につなげることが重要です。

• 社内教育：マニュアル配布、操作動画、部門別研修
• サポート体制：チャット・電話による即時対応、FAQ拡充
• モニタリング：利用状況レポート自動化、月次分析会議

これらの運用ノウハウを活用することで、システムワークフローは企業の業務効率化と生産性向上に大きく貢献します。

システムワークフロー活用の課題

システム浸透の障壁と社内コミュニケーションの工夫

システムワークフローの導入時、多くの企業が直面するのは「現場での浸透」や「利用率の向上」です。現場社員が新しいフローやツールに慣れるまでには、心理的な抵抗や業務負担増といった障壁が発生しやすい傾向があります。解決策としては、まず社内説明会やトレーニングを実施し、システムワークフローのメリットや具体的な活用例を共有することが重要です。

下記は導入時の工夫例です。

• 現場ヒアリングを重ね、課題を事前に把握する
• 手順書やFAQを配布し、不安を軽減
• 稟議や経費精算など実務に即したシナリオで研修を行う
• 利用頻度の高い申請フローを優先的に電子化する

また、定期的なフィードバックや改善サイクルを設けることで、システムへの不安や疑問が蓄積しにくくなります。コミュニケーションを重視した運用体制が、システムワークフローの社内定着を後押しします。

セキュリティリスクと法令遵守の最新対応

システムワークフローの活用には、情報漏洩や不正アクセスなどのセキュリティリスクへの対応が不可欠です。特に電子決裁や勤怠管理、人事データの取り扱いにおいては、法令やガイドラインを遵守した運用が求められます。

下記のテーブルは主な対策例です。

リスク・課題	推奨される対応策
アクセス権限の管理	利用者ごとに細かくアクセス制御設定
データ暗号化	通信・保管時の暗号化技術の導入
監査ログ	操作履歴の自動記録と定期的な確認
電子帳簿保存法対応	電子データの真正性・可視性の確保
システム連携の安全性	API利用時の認証強化と定期的な見直し

特に電子決裁や会計システム連携時には、改ざん防止や法的証拠能力を担保するための機能選定が重要です。最新のクラウドサービスは上記機能を標準搭載するものが多く、システム選定時は必ずチェックしましょう。

会社概要

会社名・・・福井コミュニケーション
所在地・・・〒919-0501 福井県坂井市丸岡町熊堂3−7−１−１６ 福井県産業情報センター ８F
電話番号・・・0776-67-0120